Administration générale
Vos devis mis en forme à partir de vos métrés, vos factures et vos situations envoyées, les impayés relancés, le courrier et les mails triés.
Administration générale, en détail
Tarif horaire 35 €/h
Vos devis et vos factures faits pendant vos chantiers
- Vos devis envoyés dans la semaine, pendant que vous êtes sur le chantier
- Les factures et les relances faites sans vos soirées
- Les dossiers d’aides et les appels d’offres montés avec les bonnes pièces
Le devis attend que le chantier soit fini
La journée se passe sur le chantier, et l’administratif commence quand vous rentrez : le devis que le client attend depuis huit jours, la facture du chantier terminé, la relance de celui qui ne paie pas, la feuille d’heures pour la paie, le dossier d’aide dont la date approche.
Chaque devis qui part en retard est un chantier qui peut partir chez un autre. Je reçois ce que vous m’envoyez depuis le chantier, je le traite dans le délai fixé au devis, et il vous revient prêt à valider sur votre téléphone.
Depuis le chantier jeudi soir, vendredi matin
- photo Feuille d’heures de la semaine, chantier 04 18 h 52
- Tu peux sortir le devis du chantier 07 ? Métrés dans le mail 18 h 53
- Le lendemain matin
- Heures saisies, la facture du chantier 04 part vendredi 8 h 40
- devis-07.pdf Devis 07 prêt, à valider avant envoi 9 h 15
Deux messages du chantier, deux réponses avant votre première pause
Ce que je reprends chez un artisan
Chaque domaine garde son tarif horaire. Vous ne prenez que ceux dont l’entreprise a besoin, les devis et les factures seuls ou tout ce qui s’entasse sur le tableau de bord du camion.
Communication et supports
La carte de visite, le flocage du camion, la plaquette et la page de présentation que vous laissez au client, mis en page dans vos couleurs.
Communication et supports, en détail
Tarif horaire 35 €/h
Ressources humaines
Les formalités d’embauche, les feuilles d’heures saisies, le suivi des congés et des visites médicales, et le dossier de chaque compagnon tenu à jour.
Ressources humaines, en détail
Tarif horaire 40 €/h
Gestion de projets
Les dossiers d’aides et de subventions montés avec les bonnes pièces, les réponses aux appels d’offres, et le suivi administratif des qualifications.
Gestion de projets, en détail
Tarif horaire 40 €/h
Organisation d’événements
Les portes ouvertes de l’atelier, l’inauguration ou le repas de fin d’année de l’équipe, du lieu jusqu’aux relances des invités.
Organisation d’événements, en détail
Tarif horaire 45 €/h
Suivi pré-comptable
Vos factures fournisseurs et vos factures clients rassemblées, pointées et transmises au cabinet à date fixe, avec la liste de ce qui manque.
Suivi pré-comptable, en détail
Tarif horaire 45 €/h
Vous échangez directement avec moi
Je suis Estelle Plaud, assistante administrative indépendante à Caen. Avec un artisan, je saisis les devis et les factures à partir des notes et des messages envoyés depuis le chantier, et je relance les impayés à votre place.
- Depuis 2022
- Je tiens l’administratif de PME normandes.
- 4 ans
- En relation client avant de prendre en charge l’administratif.
Vous me transmettez vos éléments depuis le chantier, je prépare les documents et j’assure le suivi administratif. Vous validez les prix et les devis avant leur envoi ; je reste votre interlocutrice pour les dossiers en cours.
pour un suivi à distance partout en France.
La semaine d’une entreprise du bâtiment
Ce que je prends en charge revient chaque semaine, à chaque fin de chantier ou quand un dossier se présente. Chaque moment renvoie à la page du domaine qui le détaille.
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Chaque semaine
Les devis partent dans la semaine où le client les a demandés, à partir de vos métrés et de vos photos, et vous ne perdez plus un chantier parce que le devis est arrivé trop tard.
Administration générale -
À la fin du chantier
La facture ou la situation suit la réception, et les impayés sont relancés à date fixe, au ton que vous avez choisi, avant qu’ils ne deviennent un contentieux.
Administration générale -
Chaque mois
Les feuilles d’heures sont saisies pour la paie, et vos factures fournisseurs et clients partent au cabinet comptable rassemblées et pointées.
Suivi pré-comptable -
À chaque embauche
La déclaration préalable, le contrat, la mutuelle et la visite médicale sont prêts avant le premier jour du compagnon, et son dossier suit ensuite.
Gestion RH -
Quand un dossier se présente
Une aide, une subvention, une qualification à renouveler ou un appel d’offres : le dossier est monté avec les bonnes pièces et déposé avant la date.
Gestion de projets
Pour qui
Vous êtes plombier, électricien, maçon, menuisier, peintre, couvreur, paysagiste ou carreleur, seul ou avec quelques compagnons. Vous êtes sur les chantiers la journée, et vous traitez les devis, les factures et les dossiers d’aides le soir, ou vous ne les traitez pas.
Je travaille à distance, depuis ce que vous m’envoyez, et je passe à l’atelier quand un dossier le demande. L’échange de trente minutes, si vous le souhaitez après le devis, sert à lister ce qui attend et à décider par quoi on commence.
Les questions qu’on me pose avant de confier ses devis
L’absence du bureau, les métrés et les prix, le coût face à un temps partiel, les dossiers d’aides et les outils.
Je ne suis jamais au bureau, comment on travaille ensemble ?
Estelle vous répond
Vous m’envoyez ce qui arrive depuis le chantier, une photo, un message, un mail transféré, et je le traite dans le délai fixé au devis. Le devis vous revient prêt à valider sur votre téléphone, la facture part quand vous me dites que le chantier est reçu. Nous ne nous voyons pas tous les jours, et nous faisons un point d’avancement au rythme fixé au devis.
Mes devis ont des métrés et des prix que vous ne connaissez pas.
Estelle vous répond
Les prix et les métrés restent les vôtres. Vous me les donnez comme vous les avez, sur une photo de votre carnet ou dans un message, et je les mets en forme dans votre modèle de devis, avec vos mentions et vos conditions. Vous relisez avant envoi. Au fil des devis, votre bibliothèque de prix se construit et les suivants vont plus vite.
Une secrétaire à temps partiel ne coûterait-elle pas moins cher ?
Estelle vous répond
Un temps partiel se paie que la charge soit là ou non, avec les cotisations, les congés et le remplacement. En prestation, vous réglez 35 € de l’heure pour l’administration générale, sur les heures faites, sans engagement de durée. Et vos soirées reviennent à autre chose que la paperasse.
Les dossiers d’aides et les appels d’offres, vous savez les monter ?
Estelle vous répond
C’est un travail de pièces et de dates : les attestations à jour, les qualifications, les documents administratifs demandés, dans l’ordre et avant l’échéance. Je monte le dossier avec vous pour la partie technique, et je tiens la liste des pièces qui expirent pour que le suivant soit prêt plus vite.
Je ne veux pas changer de logiciel ni de façon de faire.
Estelle vous répond
Vous ne changez rien. Je travaille sur votre logiciel de devis, votre messagerie et vos fichiers, ou sur un simple tableur si c’est ce que vous avez. La prise en main, comprise dans le tarif, sert à apprendre votre façon de faire et à l’écrire dans une fiche de procédure qui reste chez vous.
Une autre question ? Écrivez-moi