Votre secrétariat, externalisé à l’heure
Externaliser son secrétariat, c’est confier à un prestataire les tâches qui occupaient un poste ou vos soirées. Je reprends les vôtres depuis Caen, sur place ou à distance, et je vous facture les heures réalisées, relevé joint.
Tarif horaire dès 35 €/h
- De 35 à 45 € de l’heure les mêmes montants sur le devis
- Sans engagement de durée le volume s’ajuste chaque mois
- Relevé d’heures joint à chaque facture mensuelle
- Estimation par mail immédiate, dès le formulaire
Ce que veut dire externaliser son secrétariat
Externaliser, c’est sortir une fonction de l’entreprise pour la confier à un prestataire. Pour le secrétariat, cela concerne le courrier et les mails, les devis et les factures, les relances, l’agenda et le classement, parfois les congés et les variables de paie.
La différence avec un poste interne tient au contrat et au volume. Vous n’avez aucun recrutement à mener et aucun poste à équiper. Vous achetez des heures, et leur nombre suit votre activité d’un mois sur l’autre.
La différence avec une plateforme de secrétariat tient à l’interlocutrice. Vos dossiers sont suivis par la même personne du premier devis au dernier classement, et cette personne connaît vos clients et vos fournisseurs par leur nom.
Voir aussi le suivi pré-comptable externalisé et la gestion administrative du personnel.
Relevé bancaire Justificatif
- 04/03 Fournitures de bureau 78,40 € FAC-2024-118
- 07/03 Carburant 61,20 € Ticket station
- 12/03 Abonnement logiciel 29,90 € Facture éditeur
- 15/03 Note de restaurant 43,50 € manquant
- 21/03 Paiement par carte 214,00 € manquant
Ce que vous pouvez externaliser, domaine par domaine
Les six domaines et leur tarif horaire. Vous en externalisez un seul ou plusieurs, et le devis ne reprend que ce qui est confié.
-
Administration générale
Le poste de secrétariat entier, ou seulement les devis et les relances.
35 €/h
-
Communication et supports
La mise en forme des documents qui sortent de l’entreprise, à vos couleurs.
35 €/h
-
Ressources humaines
L’administratif du personnel, transmis à temps au cabinet qui établit la paie.
40 €/h
-
Gestion de projets
Le suivi administratif d’un dossier de financement, du calendrier au dépôt.
40 €/h
-
Organisation d’événements
La logistique d’un séminaire, des devis des prestataires au budget final.
45 €/h
-
Suivi pré-comptable
La collecte et le classement des pièces, prêts pour votre expert-comptable.
45 €/h
Externaliser ou créer le poste
Créer un poste de secrétariat engage l’entreprise sur un contrat et un salaire, quel que soit le volume du mois. Le tableau compare cet engagement à un secrétariat externalisé, réglé au temps passé.
| Critère | Embaucher | Déléguer |
|---|---|---|
| Ce que vous payez | Un salaire mensuel, qu’il y ait du travail ou non | Les heures réellement réalisées |
| Charges sociales | Environ 22 à 42 % en plus du salaire brut | Aucune : vous réglez une facture de prestation |
| Congés et absences | Payés, et à remplacer | Vous ne payez ni congés ni absences |
| Recrutement | Annonce, entretiens, période d’essai, risque d’erreur | Un formulaire, une estimation, un devis |
| Poste de travail | Bureau, ordinateur, licences, formation | À ma charge |
| Engagement | Contrat de travail, procédure en cas de rupture | Aucune durée minimale |
Vous échangez directement avec moi
Je suis Estelle Plaud, assistante administrative indépendante à Caen. Depuis 2022, des TPE et des PME normandes m’ont confié leur secrétariat, en entier ou pour une seule tâche, et je le tiens dans leurs outils.
- Depuis 2022
- Je tiens l’administratif de PME normandes.
- 4 ans
- En relation client avant de prendre en charge l’administratif.
Pour un secrétariat externalisé, nous fixons au premier échange ce qui est repris, les accès et le rythme des points. Vous voyez ensuite chaque mois, sur le relevé d’heures, où le temps est passé.
pour un suivi à distance partout en France.
Les questions qu’on me pose avant d’externaliser
La marche à suivre, les tarifs d’un secrétariat externalisé, le périmètre et l’engagement.
Votre question n’y est pas ?
Écrivez-la dans le formulaire de contact : elle arrive directement dans ma boîte.
Poser ma question Comment externaliser son secrétariat ?
Le formulaire de devis sert à lister ce qui est repris, et l’estimation part par mail dans la foulée. Le devis fixe ensuite les tâches, le volume estimé et le tarif horaire. La mission commence par la prise en main de vos outils et des dossiers en cours, sur place ou à distance.
Quels sont les tarifs d’un secrétariat externalisé ?
De 35 à 45 € de l’heure selon le domaine confié, les mêmes montants que sur la page des tarifs. Vous réglez les heures réalisées, sur facture de prestation, avec le relevé détaillé. Aucune charge sociale et aucune durée minimale ne s’y ajoutent.
Peut-on externaliser seulement une partie du secrétariat ?
Oui. Une entreprise garde souvent l’accueil et le téléphone, et confie les devis, les factures et les relances. Le devis décrit ce qui est repris, et vous élargissez plus tard si vous le souhaitez.
Travaillez-vous avec mon expert-comptable ?
Oui, pour la partie pré-comptable. Je collecte et je classe les pièces, je pointe les règlements, et je transmets un dossier complet à votre cabinet aux échéances convenues. Le détail est sur la page du suivi pré-comptable.
Faut-il un engagement de durée ?
Non. La mission peut durer deux jours pour un rattrapage de classement ou se poursuivre chaque mois. Vous ajustez le volume d’un mois sur l’autre, et vous arrêtez quand vous le souhaitez.