Les variables de paie vous arrivent par mail, les pièces comptables dans un dossier partagé, les congés sur un tableur que chaque responsable tient à sa façon. Avant de lire un chiffre, vous passez la première semaine du mois à les réunir.
Le reporting part en retard parce qu’un responsable est en congés et que personne d’autre n’a la main sur son tableur. Je collecte à votre place, site par site, je relance ceux qui n’ont pas répondu, et vous recevez un seul tableau consolidé avant la clôture.
Collecte du mois variables de paie
4 sites reçus, 2 relancés, un seul tableau pour le siège
Chaque domaine garde son tarif horaire. Vous ne prenez que ceux dont votre réseau a besoin, pour un site qui ouvre comme pour le suivi mensuel de tous.
Un seul jeu de modèles de courriers, de contrats et d’affichages, diffusé à tous vos sites dans sa version en vigueur, plus le courrier du siège et les relances d’un point à l’autre.
Administration générale, en détail
Les déclinaisons locales de vos supports, faites depuis la charte du réseau, et le reporting visuel que vous présentez à vos franchisés.
Communication et supports, en détail
La collecte des variables de paie site par site, le suivi consolidé des congés, et le même parcours d’accueil pour chaque nouveau responsable qui arrive.
Ressources humaines, en détail
La coordination administrative de vos ouvertures, les dossiers d’aide à l’embauche, le suivi des flottes de véhicules et du parc informatique, les réponses groupées aux appels d’offres.
Gestion de projets, en détail
La convention annuelle du réseau et le séminaire des responsables de site, de la recherche du lieu jusqu’au dossier de compte rendu.
Organisation d’événements, en détail
Les pièces comptables des sites rassemblées et contrôlées avant le cabinet, le reporting financier mensuel, les refacturations entre sociétés et vers le siège.
Suivi pré-comptable, en détail
Je suis Estelle Plaud, assistante administrative indépendante à Caen. Pour une tête de réseau, je collecte les mêmes pièces auprès de chaque site et je les consolide dans un seul suivi, à distance, partout en France.
Pour votre réseau, j’apprends vos procédures et je travaille sur vos outils. Vous retrouvez la même interlocutrice pour le suivi des sites et les échanges avec le siège.
Ce que je prends en charge revient à date fixe ou une fois l’an. Chaque moment renvoie à la page du domaine qui le détaille.
Au début du mois
Je réclame à chaque site ses variables de paie et ses pièces comptables, je relance ceux qui n’ont pas répondu, et vous recevez la liste de ce qui manque encore au lieu de la chercher.
Gestion RHPendant le mois
Vos modèles de courriers, de contrats et d’affichages restent à jour dans une seule version, celle que tous vos sites téléchargent, et chaque déclinaison locale d’un support garde la charte du réseau.
Supports professionnelsÀ la clôture
Les pièces des sites partent au cabinet comptable rassemblées et contrôlées, et vous récupérez un reporting consolidé sur lequel les entités se comparent ligne à ligne.
Suivi pré-comptableSur plusieurs mois
Les dossiers qui demandent des pièces de partout avancent enfin. Une aide à l’embauche, une réponse groupée à un appel d’offres, le suivi de la flotte de véhicules et du parc informatique.
Gestion de projetsUne fois dans l’année
La convention du réseau et le séminaire des responsables de site se préparent, du repérage du lieu jusqu’au compte rendu envoyé aux participants.
Organisation d’événements
Vous êtes franchiseur, directeur d’un réseau de points de vente, gérant de plusieurs agences ou tête d’un groupement. Chaque site a son responsable, et le siège n’a personne dont le poste consiste à courir après leurs pièces.
Je travaille à distance, sur vos outils, avec un accès distinct par société. L’échange de trente minutes, si vous le souhaitez après le devis, sert à compter vos sites et à lister les pièces qui circulent entre eux.
Le volume, le partage des rôles avec le siège, la confidentialité entre entités et le coût face à une embauche.
Dans un réseau, le temps part à aller chercher la même pièce sur chaque site. Je tiens un tableau de collecte unique, une ligne par site et une colonne par pièce, et je relance moi-même ce qui manque. Vous ne voyez que le résultat consolidé. Si le volume dépasse ce qu’une personne peut tenir, je vous le dis avant le devis et non au troisième mois.
Elle connaît vos dossiers internes et elle les garde. Je prends ce qui traverse les sites, la collecte, les relances et la consolidation, la part qui déborde de son poste dès que le réseau s’agrandit. Nous répartissons les tâches par écrit au moment du devis, pour qu’aucune ne soit faite deux fois ni oubliée par les deux.
Chaque entité reste cloisonnée dans mes dossiers comme elle l’est dans vos comptes, avec un accès distinct par société. Je travaille sur vos outils existants, ceux dont vous maîtrisez déjà les droits, et un engagement de confidentialité est signé avant la première pièce transmise.
Elles ne changent pas. Je les apprends pendant la prise en main, qui est comprise dans le tarif, et je les écris au fur et à mesure dans une fiche de procédure qui vous appartient. Le jour où nous arrêtons de travailler ensemble, la fiche reste chez vous et la personne qui reprend sait où j’en étais.
Un poste administratif à temps plein représente 30 000 à 45 000 € par an, salaire et cotisations comprises, que la charge soit là toute l’année ou non. En prestation, vous réglez de 35 à 45 € de l’heure selon le domaine, et seulement les heures réalisées. Le jour où le volume occupe vraiment un temps plein, l’embauche redevient le bon calcul, et je vous le dirai.
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