Tarif horaire 45 €/h
Vous réservez le lieu tôt et vous demandez les devis dans la foulée. Le reste attend qu’une de vos journées se libère, et les badges comme le livret se retrouvent sur la fin de semaine où vous accueillez vos invités.
C’est le moment où une erreur coûte le plus cher, parce qu’il n’y a plus de marge pour la rattraper. Je tiens le rétroplanning à partir de la date de l’événement et je vous dis chaque semaine ce qui doit être bouclé.
Un événement professionnel se prépare à travers des dizaines de décisions prises dans les semaines qui précèdent le jour J. Voici les tâches que je prends en charge.
Détailler mon besoinJe prends en charge l’organisation de votre réunion, de votre séminaire ou de votre inauguration, du choix de la date à la coordination du jour J.
Je consulte les traiteurs, les lieux et les prestataires techniques, je compare leurs propositions et je coordonne leurs interventions.
Je collecte les devis, je les compare et je tiens le budget à jour poste par poste, jusqu’à la facture finale.
Je prépare le déroulé de la journée, je réserve la salle et le matériel, et je vérifie que chaque prestataire connaît son horaire.
J’envoie vos invitations, je relève les réponses et je prépare la liste des présents remise à l’accueil le jour J.
Je suis présente le jour de l’événement pour accueillir les prestataires, résoudre les imprévus et vous laisser disponible pour vos invités.
Cette prestation s’adresse d’abord aux TPE et PME qui organisent un séminaire, une réunion d’équipe ou une inauguration, en plus de leur activité courante.
Elle sert aussi les réseaux et les franchises qui réunissent plusieurs sites autour d’un même événement, et dont la logistique se coordonne à distance.
Votre estimation Immédiate
Vous décrivez dans le formulaire l’événement, la date visée, le nombre d’invités et le budget envisagé. Le montant part par mail dès l’envoi.
Vous recevez le détail des tâches reprises, recherche de prestataires, logistique, invitations, présence le jour J, et le montant.
Je consulte les prestataires, je vous transmets leurs devis et nous validons ensemble le budget, poste par poste.
Vous recevez un point d’avancement régulier sur les réservations et les invitations, jusqu’à ma présence le jour de l’événement.
Déplacez les deux curseurs : le temps que vous voulez me confier chaque semaine, et ce que vaut une heure passée sur votre métier.
3
heures par semaine
soit 13 h par mois
70
euros
de l’heure, chez vous
Chaque heure que vous me confiez à 45 € vaut 70 € sur votre métier.
Un séminaire se prépare sur plusieurs semaines, souvent le soir, entre les devis des prestataires et la liste des invités. Le tableau compare le préparer seul et le confier.
| Critère | S’en occuper | Déléguer |
|---|---|---|
| Quand c’est fait | Le soir, après une journée déjà pleine | Pendant les heures ouvrées, sans vous attendre |
| Ce que ça vous coûte | Des heures prises sur ce que vous facturez | Des heures facturées à un tarif connu d’avance |
| Le démarrage | Vous rouvrez le dossier et vous cherchez où vous en étiez | Je reprends là où j’en étais la semaine d’avant |
| Quand la semaine déborde | Ce qui n’a pas été fait attend une soirée libre | Le travail avance à la date prévue |
| Le résultat | Il dépend du temps qui vous restait ce soir-là | Le même niveau, que votre semaine ait été calme ou non |
| Ce qui reste après | Vous repartez de zéro au besoin suivant | Vous gardez un modèle et un classement réutilisables |
Qui reprend vos dossiers
Depuis 2022, je tiens l’administratif de PME normandes. Les devis, les factures, les relances et le classement qu’on doit pouvoir ressortir six mois plus tard, je m’en occupe déjà tous les jours.
Mes quatre premières années en relation client m’ont appris à ne pas faire attendre. Le rythme des réponses, nous le fixons au départ.
Là où j’ai appris le métier
Trois situations courantes, décrites à titre d’exemple, pour montrer où passe le temps et ce que je reprends dans chacune.
Le dirigeant cherche un lieu, un traiteur et une activité pour la journée, sans avoir le temps de comparer les offres. Je consulte les prestataires, je compare leurs devis et je tiens le budget à jour jusqu’au jour J.
Entre les invitations, le traiteur et la presse locale à prévenir, l’organisation s’ajoute à l’activité courante. Je prépare les invitations, je relève les réponses et je coordonne les prestataires le jour de l’inauguration.
La réservation de la salle, le transport et l’hébergement se négocient chaque année dans l’urgence. Je m’en occupe avec deux mois d’avance, et je reste présente le jour de la réunion pour gérer les imprévus.
La négociation avec les prestataires, ma présence le jour J, le délai de préparation et la zone d’intervention.
Votre question n’y est pas ?
Écrivez-la dans le formulaire de contact : elle arrive directement dans ma boîte.
Poser ma questionJe consulte les prestataires, je compare leurs devis et je vous transmets mes recommandations. La décision finale et la signature des contrats restent les vôtres.
Oui, ma présence le jour J fait partie de la prestation dès qu’elle est prévue au devis. J’accueille les prestataires, je gère les imprévus et je vous laisse disponible pour vos invités.
Deux mois à l’avance pour un séminaire ou une inauguration, le temps de comparer les prestataires et de sécuriser les disponibilités. Une réunion plus simple se prépare en quelques semaines.
Oui. Une réunion d’une journée ou un pot de fin d’année se traite comme un événement plus grand, avec un volume d’heures ajusté à sa taille.
La préparation se fait à distance, par échanges avec vous et avec les prestataires. Pour ma présence le jour J, j’interviens à Caen, dans le Calvados et en Normandie. Au-delà, une organisation à distance reste possible, sans ma présence sur place.