Votre assistante administrative à distance, en France
Vous êtes à Paris, à Nantes, à Lyon ou dans une commune sans assistante indépendante à proximité. Je reprends votre administratif depuis mon bureau de Caen, en visio et sur vos outils, avec le même suivi qu’une mission sur site.
- Basée à Caen (14)
- Estimation par mail immédiate
- De 35 à 45 € de l’heure
Comment je travaille à distance avec vous
Une mission à distance repose sur vos outils, des échanges réguliers et une règle claire pour le papier. Nous les mettons en place dans cet ordre.
La plupart des tâches administratives se traitent sans présence physique. Le courrier arrive scanné ou par mail, les devis et les factures partent depuis votre logiciel, et les éléments de paie se transmettent à votre gestionnaire par un espace partagé. Vous m’ouvrez des accès nominatifs, et je travaille dans votre organisation.
Vous payez les heures travaillées, de 35 à 45 € de l’heure selon le domaine, sans charge sociale et sans durée minimale imposée. Un poste administratif salarié à temps plein revient entre 30 000 et 45 000 € par an, charges comprises, pour un besoin qui, dans une TPE, représente 6 à 15 heures par semaine.
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Vos outils, vos accès
Je travaille dans votre messagerie, votre logiciel de devis et votre espace de stockage, avec des identifiants à mon nom que vous révoquez quand vous le décidez. Vous gardez la main sur vos données et sur l’organisation de vos dossiers.
- Des accès nominatifs et révocables
- Vos règles de classement conservées
- Une clause de confidentialité au contrat
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Les échanges, en visio et par téléphone
L’échange de 30 minutes, si vous le souhaitez, se tient en visio. Ensuite, vous m’appelez quand une question se pose, et nous faisons un point d’avancement au rythme fixé au devis. Vous recevez le relevé d’heures avec ce point.
- Une estimation par mail dès le formulaire
- Un échange de 30 minutes en visio si vous le souhaitez
- Le point d’avancement et le relevé d’heures
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Le papier, par scan ou par courrier
Les pièces qui arrivent encore en papier se scannent depuis votre téléphone ou votre imprimante et se déposent dans le dossier partagé. Pour un fonds d’archives, nous fixons ensemble la façon de me le transmettre.
- Le courrier scanné et classé
- Les justificatifs et notes de frais déposés dans le dossier partagé
- Vos originaux qui restent chez vous
Ce que vous pouvez me confier à distance
Les domaines du site, au même tarif horaire qu’une mission sur site. Sans déplacement, vous ne payez que les heures travaillées.
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35 € de l’heureAdministration générale
Le courrier scanné, les mails, les devis et les factures, traités dans vos outils depuis mon bureau de Caen.
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35 € de l’heureCommunication et supports
Vos présentations, vos tableaux Excel et vos supports Canva, livrés dans votre espace partagé, prêts à envoyer.
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40 € de l’heureRessources humaines
Les congés, les heures et les éléments variables de paie, tenus à jour dans un tableau partagé avec votre gestionnaire de paie.
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40 € de l’heureGestion de projets
Les dossiers d’aides et d’appels d’offres, dont les plateformes de dépôt se remplissent en ligne, suivis jusqu’à la date limite.
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45 € de l’heureOrganisation d’événements
La recherche des prestataires, les devis et les invitations de votre séminaire, préparés à distance. La présence le jour J se discute au devis selon le lieu.
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45 € de l’heureSuivi pré-comptable
Les pièces déposées dans le dossier partagé, classées et vérifiées avant l’envoi à votre expert-comptable.
Ce qui change quand nous travaillons à distance
Poste par poste, la façon dont une tâche se traite quand nous ne sommes pas dans le même bureau.
- Le courrier
- Vous le scannez ou vous le faites suivre par mail. Je le trie, je le traite et je le classe dans votre arborescence, avec un nommage que nous fixons au départ.
- Les devis et les factures
- Je les crée dans votre logiciel et je suis les règlements. Les relances partent depuis votre messagerie, à votre nom, selon les règles que vous m’avez données.
- Les éléments de paie
- Je tiens les congés, les absences, les heures et les arrêts dans un tableau partagé, et je les transmets à votre gestionnaire de paie avant sa date de clôture.
- Le dossier comptable
- Vous déposez les justificatifs dans le dossier partagé au fil du mois. Je les classe, je vérifie qu’il ne manque rien et j’envoie le dossier complet à votre cabinet.
- Les rendez-vous
- Le premier échange et les points d’avancement se tiennent en visio. Vous m’appelez entre deux points quand une question se pose, au rythme que nous avons fixé au devis.
Qui reprend vos dossiers
Estelle Plaud, assistante administrative à distance
Je travaille depuis Caen et, depuis 2022, je tiens l’administratif de PME que je ne vois pas tous les jours : les devis, les factures, les relances et le classement, dans vos outils.
Mes quatre premières années en relation client m’ont appris à ne pas faire attendre. Vous m’écrivez, au rythme de points que nous fixons au devis.
Pour qui, à distance
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TPE et PME
Vous dirigez une PME loin de la Normandie, sans poste administratif. Je reprends le courrier, les relances et la préparation de la paie.
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Professions libérales
Vous exercez en cabinet, votre agenda est plein et personne ne suit vos impayés. Je tiens votre facturation et vos relances.
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Artisans et BTP
Vous êtes sur les chantiers et vos devis attendent le soir. Je les prépare dans votre logiciel, avec vos tarifs.
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Réseaux et franchises
Vous suivez des sites dans plusieurs régions. Je tiens leur suivi administratif depuis un seul poste, avec le siège.
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Vos questions sur une mission à distance
Ce que demandent les dirigeants qui n’ont jamais travaillé avec une assistante à distance.
Comment fonctionne une assistante administrative à distance ?
Vous m’ouvrez des accès nominatifs à vos outils : votre messagerie, votre logiciel de facturation et votre espace de stockage. Je traite vos tâches depuis mon bureau de Caen, dans votre organisation. Vous recevez un point d’avancement et le relevé d’heures, et vous me joignez par téléphone ou en visio entre deux points.
Quelle différence avec un secrétariat externalisé ou un télésecrétariat ?
Le télésecrétariat désigne le plus souvent une permanence téléphonique. Ici, vous confiez l’administratif, les RH, les projets et le suivi pré-comptable à une seule personne, qui connaît vos dossiers et que vous joignez directement.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Le contrat de prestation comporte une clause de confidentialité. Vos accès sont nominatifs, à mon nom, et vous les révoquez quand vous le décidez. Je travaille dans vos outils, ce qui laisse vos données là où elles sont.
Combien coûte une assistante administrative à distance ?
Le même tarif horaire qu’une mission sur site : 35 € de l’heure pour l’administration générale et les supports, 40 € pour les ressources humaines et la gestion de projets, 45 € pour les événements et le suivi pré-comptable. Vous ne payez que les heures travaillées, sans frais de déplacement.
Puis-je ajuster le volume d’heures d’un mois sur l’autre ?
Oui. Le devis fixe un volume estimé, et vous l’ajustez selon votre activité. Vous pouvez aussi me confier une mission ponctuelle, sans volume minimum : un rattrapage de classement, un dossier de subvention ou une base de données à remettre au propre.
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