Administration générale
Votre agenda et vos rendez-vous, le courrier trié et traité, les notes d’honoraires envoyées et relancées, les contrats et les conventions tenus à jour.
Administration générale, en détail
Tarif horaire 35 €/h
Votre temps facturable rendu à vos rendez-vous
- Votre agenda, votre courrier et vos relances tenus pendant que vous recevez
- Aucun secrétariat à embaucher ni à remplacer pendant ses congés
- Une réponse à vos patients et à vos clients, dans le délai fixé au devis
Vos honoraires se relancent entre deux rendez-vous
Vous avez appris votre métier, pas à tenir un secrétariat. Le courrier attend sur le bureau, les demandes de rendez-vous s’accumulent dans la messagerie, et les notes d’honoraires dépassées ne sont relancées que quand vous y pensez, entre deux consultations.
Embaucher une secrétaire pour quelques heures par semaine ne se justifie pas, et un télésecrétariat ne fait que le téléphone. Je tiens l’agenda, le courrier et les relances à distance, à l’heure, et vous ne recevez que ce qui demande votre décision.
Suivi des honoraires ce mois-ci
- Dossier 01 note d’honoraires envoyée Réglé
- Dossier 02 réglé à réception Réglé
- Dossier 03 échéance dépassée Relancé
- Dossier 04 réglé après rappel Réglé
- Dossier 05 deuxième rappel envoyé Relancé
- Dossier 06 réglé à réception Réglé
4 dossiers réglés, 2 relancés, aucun rappel envoyé par vous
Ce que je reprends dans un cabinet
Chaque domaine garde son tarif horaire. Vous ne prenez que ceux dont le cabinet a besoin, l’agenda seul ou tout ce qui n’est pas une consultation.
Communication et supports
La plaquette du cabinet, la fiche d’information remise aux patients ou aux clients, la présentation pour une conférence, mises en page dans votre charte.
Communication et supports, en détail
Tarif horaire 35 €/h
Ressources humaines
Les formalités d’embauche et le suivi des congés si vous salariez une secrétaire ou un collaborateur, et le dossier de chacun tenu à jour.
Ressources humaines, en détail
Tarif horaire 40 €/h
Gestion de projets
Le suivi administratif d’une installation, d’un changement de locaux ou d’une association entre confrères, avec ses pièces et ses échéances.
Gestion de projets, en détail
Tarif horaire 40 €/h
Organisation d’événements
La journée de formation continue, la réunion de confrères ou l’inauguration du cabinet, de la salle jusqu’aux relances des participants.
Organisation d’événements, en détail
Tarif horaire 45 €/h
Suivi pré-comptable
Vos notes d’honoraires et vos pièces d’achat rassemblées et pointées pour votre expert-comptable ou votre association de gestion agréée, à date fixe.
Suivi pré-comptable, en détail
Tarif horaire 45 €/h
Vous échangez directement avec moi
Je suis Estelle Plaud, assistante administrative indépendante à Caen. Pour un cabinet, je tiens l’agenda, les relances d’honoraires et les pièces à distance, avec la discrétion que demande votre clientèle.
- Depuis 2022
- Je tiens l’administratif de PME normandes.
- 4 ans
- En relation client avant de prendre en charge l’administratif.
Pour votre cabinet, je m’adapte à vos habitudes de travail et aux accès que vous me confiez. Vous retrouvez la même interlocutrice pour le suivi administratif, dans le respect de la confidentialité de vos dossiers.
pour un suivi à distance partout en France.
La semaine d’un cabinet
Ce que je prends en charge revient chaque jour, chaque mois ou une fois l’an. Chaque moment renvoie à la page du domaine qui le détaille.
-
Chaque jour
Les demandes de rendez-vous reçues par mail ou par téléphone sont traitées dans le délai fixé au devis, l’agenda est tenu, et le courrier du jour est trié avant votre première consultation.
Administration générale -
Chaque semaine
Les notes d’honoraires partent après chaque prestation, et celles qui ont dépassé leur échéance sont relancées au ton que vous avez choisi, sans que vous ayez à le faire vous-même.
Administration générale -
Chaque mois
Vos honoraires encaissés et vos pièces d’achat partent au cabinet comptable ou à l’association de gestion agréée rassemblés et pointés, avec la liste de ce qui manque.
Suivi pré-comptable -
Quand le cabinet change
Une installation, un déménagement, l’arrivée d’un associé ou d’un collaborateur : le dossier avance avec ses pièces, ses courriers et ses échéances.
Gestion de projets -
Une fois dans l’année
La journée de formation, la réunion de confrères ou les vœux aux patients et aux clients se préparent, de la salle jusqu’au message envoyé le lendemain.
Organisation d’événements
Pour qui
Vous êtes médecin, infirmier, kinésithérapeute, avocat, expert, architecte, consultant ou thérapeute, seul ou à deux dans votre cabinet, et vous n’avez pas de secrétariat. L’administratif se fait entre deux rendez-vous, ou le soir.
Je travaille à distance, sur vos outils, avec un accès limité à l’administratif. L’échange de trente minutes, si vous le souhaitez après le devis, sert à lister ce qui vous prend du temps facturable et à décider ce que vous gardez.
Les questions qu’on me pose avant de confier un cabinet
Le secret professionnel, la différence avec un télésecrétariat, les outils, la relation avec vos patients et vos clients, et le coût face à votre heure facturable.
Le secret professionnel s’applique à mes dossiers, comment faites-vous ?
Estelle vous répond
Je n’accède qu’à ce dont l’administratif a besoin : l’agenda, le courrier, les notes d’honoraires, les pièces comptables. Le contenu des consultations et des dossiers ne me passe pas entre les mains. Un engagement de confidentialité est signé avant le premier document, et vos accès se ferment quand vous le décidez.
Un télésecrétariat médical ne fait-il pas la même chose ?
Estelle vous répond
Un télésecrétariat répond au téléphone, avec un script, pour plusieurs cabinets à la fois. Je tiens votre administratif de bout en bout, l’agenda mais aussi le courrier, les relances d’honoraires et les pièces pour le comptable, et vous n’avez qu’une interlocutrice, qui connaît votre cabinet.
Je ne veux pas d’un outil de plus ni d’un logiciel à apprendre.
Estelle vous répond
Il n’y en a pas. Je travaille sur votre agenda, votre messagerie et votre logiciel de facturation, ceux que vous utilisez déjà. La prise en main, comprise dans le tarif, sert à apprendre votre façon de faire et à l’écrire dans une fiche de procédure qui reste au cabinet.
Comment mes patients ou mes clients sauront-ils qu’ils sont bien chez moi ?
Estelle vous répond
Ils écrivent à votre adresse et reçoivent une réponse au nom du cabinet, avec votre signature, dans le délai que vous avez fixé au devis. Le ton des réponses et des relances est décidé avec vous au devis, et rien ne part en votre nom sans que vous l’ayez validé si vous le souhaitez.
Combien cela coûte-t-il par rapport à faire moi-même ?
Estelle vous répond
Vous réglez de 35 à 45 € de l’heure selon le domaine, sur les heures faites, sans engagement de durée. Le calcul se fait contre votre heure facturable : chaque heure de courrier ou de relance que je prends est une consultation ou un rendez-vous que vous pouvez recevoir à la place.
Une autre question ? Écrivez-moi